FAQ - Atos de Admissão de Pessoal

P: Por que o Tribunal de Contas de Santa Catarina realiza a análise dos atos de admissão de pessoal?

R: A Constituição do Estado de Santa Catarina determina no art. 59, inciso III, que compete ao Tribunal de Contas apreciar, para fins de registro, a legalidade dos atos de admissão de pessoal, a qualquer título, na administração direta e indireta, incluídas as fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público, excetuadas as nomeações para cargo de provimento em comissão.

P: O que é a apreciação para fins de registro da legalidade dos atos de admissão de pessoal?

R: A apreciação para fins de registro é a etapa de controle externo exercida pelo Tribunal de Contas sobre a legalidade das admissões de pessoal. Ao apreciar o ato de admissão, pode o Tribunal de Contas considerá-lo em conformidade com a ordem jurídica e ordenar (homologar) seu registro, ou considerá-lo ilegal e, como consequência, negar (recusar) o registro.

 O registro é o marco que encerra o ciclo de formação do ato, tornando-o perfeito, ou seja, conferindo-lhe eficácia plena e validade.

P: Como será feita a análise da legalidade dos atos de admissão?

R:. Os atos de admissão de pessoal encaminhados por meio do sistema informatizado serão analisados eletronicamente a partir de critérios preliminares definidos pelo órgão de controle responsável pela verificação de legalidade e identificação de irregularidades, inconsistências, e/ou omissões no lançamento dos dados, com base na legislação pertinente e na jurisprudência do Tribunal. Os dados enviados pelas unidades gestoras relativos às admissões, por meio do e-Sfinge on-line, também serão cruzados com outras bases de dados.

P: Quais são os critérios eletrônicos de análise aplicados no exame da legalidade do ato de admissão?

R: Conforme estabelece a Resolução TC n. 265/2024 (art. 7º, § 1º, I) os critérios eletrônicos parametrizados consistem na verificação do cumprimento de requisitos legais e de conformidade com as disposições normativas pertinentes do Tribunal de Contas.

P: Quais dados relativos aos atos de admissão são conferidos?

R: São verificados dados como:

·         Nome

·         CPF

·         Data de Nascimento

·         Sexo

·         Nacionalidade

·         Título eleitoral

·         Quitação eleitoral

·         Certificado de reservista

·         Matrícula

·         Data da homologação do concurso

·         Data de validade do concurso

·         Data de prorrogação do concurso

·         Data da nomeação

·         Data da posse

·         Data da declaração de bens

·         Data do laudo de saúde

·         Escolaridade do servidor

·         Escolaridade do cargo

·         Nota de corte para aprovação

·         Ordem de convocação

·         Ordem de classificação geral 

·         Ordem de classificação na reserva de vaga

·         Percentual de reserva de vagas do edital de concurso público

P: Além dos dados relativos ao ato de admissão lançados no sistema informatizado, há necessidade da remessa de documentos?

R: Em regra, o procedimento de automatização dos registros dos atos de admissão de pessoal prescinde da remessa de documentos, o qual será executado com base nos dados lançados no sistema pelas unidades jurisdicionadas. A remessa de documentos somente será exigida, por meio do sistema de comunicação, em situações específicas nas quais se faça necessária a comprovação da inexistência de inconsistências nos dados informados.

P: Caso todos os dados relativos ao ato de admissão estejam consistentes com os parâmetros eletronicamente definidos, o que acontece?

R: O ato de admissão cujos dados forem aprovados pelos critérios eletrônicos parametrizados será adicionado automaticamente em um lote que conterá outros atos de admissão e permanecerá aberto no sistema informatizado pelo período de dois meses.  Após o fechamento de cada lote, os atos regulares que o integram formarão um processo, o qual será autuado pelo sistema informatizado para fins do registro.

P: Quais os critérios da composição dos lotes de atos regulares? Cada unidade gestora possuirá um lote específico no sistema?

R: Os lotes serão compostos por atos oriundos de diversos órgãos ou entidades, mediante a observância dos seguintes critérios: i) atos das unidades da administração direta do Poder Executivo, das autarquias e das fundações estaduais serão agrupados no lote denominado unidade jurisdicionada estadual; ii) atos dos Poderes - Legislativo, Judiciário, Tribunal de Contas, Ministério Público Estadual, Defensoria Pública e Procuradoria-Geral do Estado serão agrupados no lote unidade jurisdicionada dos Poderes; iii) atos das unidades da administração direta, das autarquias e das fundações municipais serão agrupados no lote unidade jurisdicionada municipal.

P: O registro do ato de admissão será efetuado no lote ou em processo específico?

R: O registro do ato de admissão será efetivado por meio de deliberação plenária a ser proferida em autos específicos. Após o fechamento de cada lote, os atos regulares que o integram formarão um processo, o qual será autuado no sistema informatizado (e-Siproc) e distribuído ao mesmo Relator do lote. No processo constará o relatório técnico, o parecer do órgão ministerial, o voto e a decisão plenária pela legalidade dos atos.

P: Caso haja alguma inconsistência no conjunto de dados relativos ao ato de admissão, o que acontece?

R: Será enviada automaticamente uma comunicação do Tribunal de Contas para o controlador interno da unidade gestora. Cada ato de admissão com inconsistência corresponderá a uma comunicação. Na comunicação constarão todas as inconsistências identificadas para aquela admissão, indicando o dado que está no e-Sfinge e a razão para o erro identificado.

P: A inconsistência significa que há uma irregularidade na admissão?

R: Não necessariamente. A inconsistência significa um indício de irregularidade, visto que o dado informado não está em conformidade com as regras estabelecidas ou com a comparação com outras bases de dados.

P: Quais providências devem ser adotadas pelo controlador interno ao receber essas comunicações?

R: O controlador interno deverá verificar se o dado enviado pelo e-Sfinge está correto.

Caso o dado enviado pelo e-Sfinge on-line esteja correto, isto é, a situação retratada corresponde, de fato, à realidade, é necessário que sejam enviados documentos comprobatórios e informações por meio da comunicação encaminhada para o caso.

Se o dado estiver errado, deve-se proceder com a devida correção no sistema e-Sfinge.

P: Há um prazo para que essa verificação de inconsistência seja efetuada pelo controlador interno?

R: Sim, o prazo concedido para a manifestação será de 30 dias. Em situações excepcionais e mediante justificativa fundamentada, o prazo poderá ser prorrogado, conforme Instrução Normativa N. TC-34/2024 (art. 7 º, § 9º).

P: Quais os efeitos da ausência de esclarecimentos quanto à inconsistência apurada?

R: A ausência de apresentação de justificativas quanto à inconsistência apurada, no prazo estabelecido na comunicação e em eventuais prorrogações, impede que a unidade gestora obtenha o registro do ato de admissão, sujeitando o responsável, conforme o caso, às sanções previstas em lei.

P: Como efetivar a correção do dado pelo sistema e-Sfinge?

R: O Tribunal de Contas disponibiliza orientações detalhadas para correção dos dados no sistema e-Sfinge, conforme descrito na página de Serviços de Correção de Dados 2025, disponível no endereço eletrônico: Serviços de Correção de dadosPreview . 

P: Após corrigir todos os dados inconsistentes no e-Sfinge, ainda é necessário responder à comunicação que se encontra aberta?

R: Não, após a correção, os dados serão automaticamente reprocessados no sistema, conforme as regras estabelecidas, gerando um novo resultado.

Caso a inconsistência persista, será enviada nova mensagem na mesma comunicação, alertando sobre a necessidade de nova análise do controlador interno.

Por outro lado, se a situação for esclarecida e/ou corrigida, sendo o dado considerado consistente, o ato de admissão será encaminhado para o lote de atos regulares e a comunicação será fechada automaticamente.

P: O que ocorre caso a situação de inconsistência não possa ser regularizada após manifestação da unidade jurisdicionada?

R: Conforme § 9º do art. 7º da Resolução N. TC-265/2024, no caso de não ter sido regularizada a pendência do ato, após manifestação da unidade jurisdicionada, o ato rejeitado será objeto de autuação individual de processo no sistema informatizado, com detalhamento das ilegalidades, das irregularidades, das inconsistências e/ou das omissões identificadas, oportunidade em que será assegurado o exercício da ampla defesa e do contraditório para os responsáveis.

P: O que acontece se no processo o Tribunal Pleno considerar a admissão ilegal e denegar o registro?

R: Conforme art. 17 da Resolução N. TC-265/2024, o Tribunal Pleno determinará prazo para que o titular do órgão ou da entidade de origem adote as medidas saneadoras cabíveis, inclusive a sustação do pagamento de toda e qualquer parcela impugnada, devendo, ainda, comunicar ao Tribunal, no mesmo prazo, as providências adotadas, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa quanto à obrigação de ressarcimento das quantias pagas após essa data, sem prejuízo das sanções previstas na Lei Orgânica do Tribunal (Lei Complementar n. 202/2000).

Além disso, poderá determinar ao órgão ou à entidade de origem que aplique a todos os casos análogos existentes em seu quadro de pessoal o entendimento contido na decisão, sob pena de responsabilidade solidária da autoridade administrativa e de aplicação das sanções previstas na Lei Orgânica.