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Como os usuários receberão as Comunicações Online

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Os interessados de um processo que optarem ou, que por força normativa, estiverem obrigados a receber comunicações de forma online, poderão recebe-las de três formas:

1. Sistema de Comunicação do TCE/SC → É a forma principal para comunicação sobre uma atualização processual. Mesmo que uma comunicação seja enviada via WhastApp ou E-mail, ela também estará armazenada na base de dados do sistema. E, caso não seja recebida pelas formas alternativas, deverá ser recebida via sistema.

2. WhatsApp → É uma forma adicional para recebimento da comunicação online, que possui o potencial de tornar o processo o mais célere. Caso o interessado receba a comunicação por essa forma, dentro do prazo previsto nas resoluções, não terá a necessidade de acessar o Sistema de Comunicação.

3. E-mail → É uma forma adicional para recebimento da comunicação, que, assim como WhatsApp objetiva a celeridade. Caso o interessado receba a comunicação por essa forma, dentro do prazo previsto nas resoluções, não terá a necessidade de acessar o Sistema de Comunicação.

Recebimento de Comunicações enviadas via Sistema de Comunicação

O Sistema de Comunicações do TCE-SC é um sistema para intercâmbio, simplificado, de comunicações entre o TCE-SC e os jurisdicionados. É um sistema que visa reunir, em uma mesma conversa, todas as partes interessadas sobre determinado assunto. O referido sistema vêm sendo utilizado amplamente, mas, até o momento, não era integrado com o fluxo processual.

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Comunicação Processual

A tela inicial do Sistema de Comunicação, para os usuários externos/interessados, é a da figura 1.

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A tela acima apresenta as comunicações que o TCESC enviou para o interessado. Cada comunicação pode transitar entre situações e grupos de situações. Os grupos de situações são: 

1. Pendentes → Nele estão todas as comunicações que ainda não foram recebidas pelo interessado/usuário externo. As situações que fazem parte desse grupo são “Aguardando Atendimento UG”, onde UG significa Unidade Gestora e   “Aguardando Recebimento da Comunicação”.

2. Em Andamento UG → Nele estão todas as comunicações que foram recebidas pelo usuário, mas ainda não foram devolvidas (respondidas) ao     TCESC .

3. Em Andamento TCESC → Nele estão todas as comunicações que foram recebidas pelo usuário externo e que foram respondidas (devolvidas) ao TCESC.

4. Concluídas → Nele estão todas as comunicações que já foram encerradas. Por exemplo, após um recebimento de uma comunicação online, ela ficará como concluída e não terá sequência no sistema de comunicação.

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1. O usuário visualiza o conteúdo da informação da comunicação. Fazendo uma analogia, ele visualiza o mesmo conteúdo disponibilizado via ofício***.

2. O sistema identifica, automaticamente, que a comunicação foi recebida e:

i) Altera a situação para “Finalizada”, que pertence ao grupo “Concluídas”;

ii) Altera o responsável pelo recebimento da comunicação, considerando o interessado que acessou a comunicação como o responsável;

iii) Remove o prazo para recebimento da comunicação;

iv) Envia uma mensagem automática, orientando que a comunicação foi recebida;

v) Aciona o avanço do fluxo processual;

A figura 3 exibe o novo estado da comunicação. Já a figura 4 apresenta que a comunicação foi movida para o grupo “Concluídas”.  A partir disso nenhuma ação é necessária no sistema de comunicação, no que diz respeito ao recebimento.

Caso o usuário não acesse uma comunicação, dentro do prazo previsto, que é de 5 dias úteis, o sistema continuará executando a ação 2, descrita nos parágrafos acima.

^*** As imagens apresentadas neste manual não exibem o conteúdo do ofício, por questões de sigilo, e por terem sido retiradas de um ambiente de testes do sistema de comunicação. Já no ambiente de produção (disponibilizado ao usuário externo), o conteúdo será exibido.

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title Figura 3 - Novo estado da comunicação - Após recebimento

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title Figura 4 - Avanço da comunicação para grupo "Concluídas"

Recebimento de Comunicações enviadas via WhatsApp

As comunicações que serão enviadas via WhatsApp não poderão ser visualizadas no sistema de comunicação, enquanto o prazo para recebimento não estiver expirado. As resoluções consideram que o interessado deverá receber, via WhatsApp, em até 1 (um) dia útil, após a data de envio da comunicação.

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Nesse momento, os sistemas do TCE-SC considerarão a comunicação enviada como recebida, com data de recebimento/entrega igual a data em que a confirmação foi feita e o fluxo processual será atualizado.

Recebimento de Comunicações enviadas via E-mail

As comunicações que serão enviadas via e-mail não poderão ser visualizadas no sistema de comunicação, enquanto o prazo para recebimento não estiver expirado. As resoluções prevêm que o interessado deverá receber, via E-mail, em até 1 (um) dia útil, após a data de envio da comunicação.

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Nesse momento, os sistemas do TCESC considerarão a comunicação enviada como recebida, com data de recebimento/entrega igual a data em que a confirmação foi feita e o fluxo processual será atualizado.

Inconsistências no recebimento de comunicações enviadas via WhatsApp e  E-mail

O recebimento das comunicações deve respeitar o prazo previsto nas resoluções, além de uma integridade/consistência nos dados de recebimento, de modo que, existirão ocasiões em que o interessado não será poderá mais confirmar o recebimento.

As  ocasiões em que isso pode ocorrer são: 

1. Link inválido → Quando o interessado acessa a página pública para recebimento, utilizando um link errado (acessar o link Confirmar Recebimento 1234XYZ) ou que já está expirado acessar o link Confirmar Recebimento 123 fora do prazo previsto). Por exemplo, se o link de confirmação é Confirmar Recebimento 123 e o usuário, ou se o usuário, o sistema irá apresentar uma indicação de que o link é inválido. Isso está indicado na figura 10.

2. Link já ativado → Quando o interessado acessar a página pública para recebimento, por meio de um link que já foi utilizado para confirmar um recebimento. Nesse caso, o sistema identificará que a comunicação já foi recebida e apresentará a figura 11.

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