Recebimento de Comunicações enviadas pelas formas Online

Como os usuários receberão as Comunicações Online

A possibilidade do envio de comunicações online, como alternativa ao envio pelos Correios está respaldada pelas resoluções TC-204, TC-205 e TC-206 de 2022, que visa trazer mais celeridade, economia e assertividade na comunicação processual do TCESC.

Os interessados de um processo que optarem ou, que por força normativa, estiverem obrigados a receber comunicações de forma online, poderão recebe-las de três formas:

1. Sistema de Comunicação do TCE/SC → É a forma principal para comunicação sobre uma atualização processual. Mesmo que uma comunicação seja enviada via WhastApp ou E-mail, ela também estará armazenada na base de dados do sistema. E, caso não seja recebida pelas formas alternativas, deverá ser recebida via sistema.

2. WhatsApp → É uma forma adicional para recebimento da comunicação online, que possui o potencial de tornar o processo o mais célere. Caso o interessado receba a comunicação por essa forma, dentro do prazo previsto nas resoluções, não terá a necessidade de acessar o Sistema de Comunicação.

3. E-mail → É uma forma adicional para recebimento da comunicação, que, assim como WhatsApp objetiva a celeridade. Caso o interessado receba a comunicação por essa forma, dentro do prazo previsto nas resoluções, não terá a necessidade de acessar o Sistema de Comunicação.

Recebimento de Comunicações enviadas via Sistema de Comunicação

O Sistema de Comunicações do TCE-SC é um sistema para intercâmbio, simplificado, de comunicações entre o TCE-SC e os jurisdicionados. É um sistema que visa reunir, em uma mesma conversa, todas as partes interessadas sobre determinado assunto. O referido sistema vêm sendo utilizado amplamente, mas, até o momento, não era integrado com o fluxo processual.

A iniciativa  das comunicações online promoveu a integração entre o sistema e-Siproc e o sistema de comunicação para otimizar a comunicação processual.

Para receber uma comunicação processual, o usuário deverá estar com seus dados atualizados no Sistema de Gestão de usuários do TCESC. Para acessar o sistema de comunicação, o seguinte caminho deverá ser percorrido:

Comunicados

Comunicação Processual

A tela inicial do Sistema de Comunicação, para os usuários externos/interessados, é a da figura 1.

 Figura 1 - Tela para Recebimento de Comunicações via Sistema

A tela acima apresenta as comunicações que o TCESC enviou para o interessado. Cada comunicação pode transitar entre situações e grupos de situações. Os grupos de situações são: 

1. Pendentes → Nele estão todas as comunicações que ainda não foram recebidas pelo interessado/usuário externo. As situações que fazem parte desse grupo são “Aguardando Atendimento UG”, onde UG significa Unidade Gestora e   “Aguardando Recebimento da Comunicação”.

2. Em Andamento UG → Nele estão todas as comunicações que foram recebidas pelo usuário, mas ainda não foram devolvidas (respondidas) ao     TCESC .

3. Em Andamento TCESC → Nele estão todas as comunicações que foram recebidas pelo usuário externo e que foram respondidas (devolvidas) ao TCESC.

4. Concluídas → Nele estão todas as comunicações que já foram encerradas. Por exemplo, após um recebimento de uma comunicação online, ela ficará como concluída e não terá sequência no sistema de comunicação.

As comunicações online estarão sempre no grupo “Pendentes” e possuem as seguintes propriedades: 

1. Possuem um “Prazo para recebimento da Comunicação” que, conforme resolução é de 5 dias úteis, a partir da data de envio. O sistema indica quantos dias faltam para que o recebimento seja feito de forma manual (pelo usuário). Caso não seja feito, o sistema entenderá como recebida automaticamente e moverá a comunicação para o grupo “Concluídas”.

2. Possuem um número que as identifica, por exemplo, NC.: 20230425000071

3. Indicam a qual Instituição/Unidade Gestora aquela comunicação está envolvida

4. Possuem o tipo de assunto “Comunicados”

5. Possuem o assunto “Comunicações SEG – Comunicação Processual - Processo n. @XXX”, onde XXX é o número do processo que originou a comunicação.

6. Possuem uma data de criação, que corresponde a data em que a comunicação foi enviada para o interessado.

7. Possuem a situação “Aguardando Atendimento”

Para receber a comunicação, o usuário deverá clicar sobre ela (no cartão que agrupa as propriedades dela). Com essa ação, o sistema irá apresentar a tela de recebimento da comunicação, de acordo com a figura 2.

 Figura 2 - Tela de Recebimento da Comunicação

Ao acessar a tela de recebimento da comunicação, as seguintes ações ocorrem:

1. O usuário visualiza o conteúdo da informação da comunicação. Fazendo uma analogia, ele visualiza o mesmo conteúdo disponibilizado via ofício***.

2. O sistema identifica, automaticamente, que a comunicação foi recebida e:

i) Altera a situação para “Finalizada”, que pertence ao grupo “Concluídas”;

ii) Altera o responsável pelo recebimento da comunicação, considerando o interessado que acessou a comunicação como o responsável;

iii) Remove o prazo para recebimento da comunicação;

iv) Envia uma mensagem automática, orientando que a comunicação foi recebida;

v) Aciona o avanço do fluxo processual;

A figura 3 exibe o novo estado da comunicação. Já a figura 4 apresenta que a comunicação foi movida para o grupo “Concluídas”.  A partir disso nenhuma ação é necessária no sistema de comunicação, no que diz respeito ao recebimento.

Caso o usuário não acesse uma comunicação, dentro do prazo previsto, que é de 5 dias úteis, o sistema continuará executando a ação 2, descrita nos parágrafos acima.

^*** As imagens apresentadas neste manual não exibem o conteúdo do ofício, por questões de sigilo, e por terem sido retiradas de um ambiente de testes do sistema de comunicação. Já no ambiente de produção (disponibilizado ao usuário externo), o conteúdo será exibido.

 Figura 3 - Novo estado da comunicação - Após recebimento

 Figura 4 - Avanço da comunicação para grupo "Concluídas"

Recebimento de Comunicações enviadas via WhatsApp

As comunicações que serão enviadas via WhatsApp não poderão ser visualizadas no sistema de comunicação, enquanto o prazo para recebimento não estiver expirado. As resoluções consideram que o interessado deverá receber, via WhatsApp, em até 1 (um) dia útil, após a data de envio da comunicação.

Em termos gerais, o interessado terá até às 23h59min do próximo dia útil, para receber a comunicação.

A comunicação por WhatsApp ocorre de acordo com os itens abaixo:

1. Envio de mensagem no WhatsApp cadastrado pelo usuário, contendo uma breve orientação sobre a evolução processual, e um link para confirmar o recebimento.

2. Ao clicar no link o sistema direciona o usuário para uma tela pública de confirmação, onde o usuário deverá clicar em “Confirmar Recebimento”.

A figura 5 mostra um exemplo de mensagem, enviada para o WhatsApp do interessado.

 Figura 5 - Envio de link de recebimento para WhatsApp

A figura 6 mostra a tela para confirmação de recebimento da comunicação.

 Figura 6 - Tela para confirmar recebimento via "WhatsApp"

Após clicar no botão “Confirmar Recebimento”, uma mensagem indicando que a comunicação foi recebida com sucesso será apresentada e o download automático, do arquivo (.pdf) contendo o conteúdo da comunicação, será iniciado.

Nesse momento, os sistemas do TCE-SC considerarão a comunicação enviada como recebida, com data de recebimento/entrega igual a data em que a confirmação foi feita e o fluxo processual será atualizado.

Recebimento de Comunicações enviadas via E-mail

As comunicações que serão enviadas via e-mail não poderão ser visualizadas no sistema de comunicação, enquanto o prazo para recebimento não estiver expirado. As resoluções prevêm que o interessado deverá receber, via E-mail, em até 1 (um) dia útil, após a data de envio da comunicação.

Em termos gerais, o interessado terá até às 23h59min do próximo dia útil, para receber a comunicação.

A comunicação por E-mail ocorre de acordo com os itens abaixo:

1. Envio de mensagem no E-mail cadastrado pelo usuário, contendo uma breve orientação sobre a evolução processual, e um link para confirmar o recebimento.

2. Ao clicar no link, o sistema direciona o usuário para uma tela pública de confirmação, onde o usuário deverá clicar em “Confirmar Recebimento”.

A figura 7 mostra um exemplo de E-mail, enviado para o interessado.

 Figura 7 - recebimento de comunicação, via e-mail

O fluxo de confirmação de recebimento será de acordo com as figuras a seguir.

 Figura 8- mensagem para recebimento da comunicação

 Figura 9 - recebimento executado com sucesso.

Após clicar em “Confirmar Recebimento”, uma mensagem indicando que a comunicação foi recebida com sucesso será apresentada e o download automático, do arquivo (.pdf) contendo o conteúdo da comunicação, será iniciado.

Nesse momento, os sistemas do TCESC considerarão a comunicação enviada como recebida, com data de recebimento/entrega igual a data em que a confirmação foi feita e o fluxo processual será atualizado.

Inconsistências no recebimento de comunicações enviadas via WhatsApp e  E-mail

O recebimento das comunicações deve respeitar o prazo previsto nas resoluções, além de uma integridade/consistência nos dados de recebimento, de modo que, existirão ocasiões em que o interessado não será poderá mais confirmar o recebimento.

As  ocasiões em que isso pode ocorrer são: 

1. Link inválido → Quando o interessado acessa a página pública para recebimento, utilizando um link errado (acessar o link Confirmar Recebimento 1234XYZ) ou que já está expirado acessar o link Confirmar Recebimento 123 fora do prazo previsto). Por exemplo, se o link de confirmação é Confirmar Recebimento 123 e o usuário, ou se o usuário, o sistema irá apresentar uma indicação de que o link é inválido. Isso está indicado na figura 10.

2. Link já ativado → Quando o interessado acessar a página pública para recebimento, por meio de um link que já foi utilizado para confirmar um recebimento. Nesse caso, o sistema identificará que a comunicação já foi recebida e apresentará a figura 11.

 Figura 10 - Link inválido: fora do prazo ou link errado.

 Figura 11 – Link utilizado para comunicação já foi recebida.