Gestor (TCE): Os Gestores são os responsáveis por garantir o correto andamento as Trilhas de Auditoria em sua área de responsabilidade.
Suas principais atribuições são:
- Realizar a homologação do resultado da trilha gerada pelos Administradores para determinar sua consistência, distribuindo-a aos órgão e unidades jurisdicionadas ou devolvendo aos Administradores para ajustes.
- Preencher as orientações para a análise e justificativa da trilha bem como os documentos que deverão ser anexados.
- Analisar as justificativas apresentadas pelo Supervisor e/ou Analista do órgão e/ou unidade, concluindo ou devolvendo o registro para novas justificativas ou colocando em monitoramento.
- Cadastrar os Supervisores.
- Atender às chamadas de suporte quando forem referentes às trilhas de sua área de responsabilidade.
- Distribuir os registros justificados entre seus membros.
- Sugerir sobre a abertura de processo de inspeção ou auditoria.
- É de responsabilidade dos Gestores cadastrar outros Gestores e Supervisores.
- Para cadastrar um usuário basta ir no menu superior Usuários/Cadastrar e preencher os campos. Quando necessário as informações de preenchimento estão contidas dentro do próprio campo.
- Após o cadastramento do novo usuário você será direcionado para tela onde se determinará quais as áreas de trilhas o novo usuário terá acesso. Para autorizar ou desautorizar o acesso basta arrastar as respectivas áreas entre as listas Áreas de Trilhas Disponíveis e Áreas de Trilhas Autorizadas, o salvamento é feito automaticamente.
- Os Gestores são os responsáveis por realizar a homologação do resultado da trilha antes de sua liberação aos órgãos/unidades jurisdicionadas.
- Para acessar a Homologação basta ir no menu superior Gestão/Homologação, o sistema irá listar todas as trilhas que estão nesta etapa bastando escolher a desejada.
- Feita a análise caso a trilha não apresente resultado consistente o Gestor deverá devolvê-la aos Administradores para que sejam feitas correções em seu método de geração.
- Se desejar, é possível anexar arquivos à trilha que serão restritos apenas aos servidores do TCE ou disponíveis a todos os usuários bastando para isso clicar no botão Anexar um Arquivo à Trilha, uma janela pop-up irá aparecer onde será feita uma descrição do arquivo e a seleção do mesmo.
O limite por arquivo é de 10 MB. Podem ser anexados quantos arquivos forem necessários.
- Os registros de inconsistências são exibidos um a um em forma de tabela. A informação constante na tabela depende de cada trilha, entretanto as últimas 5 colunas são idênticas para todas as trilhas e possuem funções conforme descritas a seguir.
- Obs TCE: Contém alguma informação pertinente cadastrada pelo Gestor, informação que balizará os trabalhos dos Supervisores e/ou Analistas.
- Gestor Resp.: Nome do Gestor que é responsável pela análise prévia do registro.
- Status: Indica o status que se encontra o registro, que poderá ser pré-análise ou excluído.
- Docs: Indica:
- A quantidade de documentos anexados ao registro, quando maior que zero o ícone fica ativo, bastando clicar sobre ele para visualizar os documentos anexados.
- A quantidade de mensagens constantes no registro (exclusivo para os servidores do TCE), bastando clicar sobre o ícone para visualizar/cadastrar mensagens.
- Ações: São o conjunto de botões de comando que quando ativos permitem que sejam realizadas ações sobre o registro. Disponíveis no link Ações.
- É de responsabilidade do Gestor o preenchimento das orientações sobre a trilha que balizaram o trabalho dos Supervisores e/ou Analistas. Neste campo (Imagem 3) deverá ser informado como deverá ser feita a justificativa e a análise, bem como quais documentos deverão ser anexados.
- Terminado o trabalho de homologação basta clicar no botão Enviar Trilha aos Órgãos (Imagem 1), após a confirmação a trilha será distribuída aos órgãos/unidades administrativas. O sistema enviará e-mails informativos aos respectivos supervisores.
- Uma vez justificada a inconsistência pelo Supervisor e /ou Analista, ela será analisada pelo próprio Gestor ou poderá ser distribuída para um Gestor emitir o seu parecer. O responsável pela distribuição é o Gestor da área onde está inserida a trilha.
- Ao efetuar login no Sistema o Gestor será direcionado para a tela inicial. Caso haja algum registro de sua área aguardando distribuição, nesta tela haverá um alerta (Fig.1) informando a quantidade, bastando clicar sobre o link para ser direcionado à tela de distribuição. Para retornar à tela inicial, basta clicar no botão Home do menu superior.
- A tela de distribuição (Fig. 2) listará todos os registros aguardando distribuição, para distribuir um registro basta clicar em seu botão de distribuição correspondente:
Será aberto uma tela pop-up (Fig. 3) onde será exibido o nome de todos os Gestores vinculados à área e a quantidade de registros que atualmente cada um é responsável. Para distribuir basta clicar no botão:
do Gestor correspondente.
Após a distribuição o pop-up é fechado e a tabela é atualizada.
- As trilhas são divididas em áreas, quando um usuário é cadastrado deve-se definir quais áreas o usuário poderá ter acesso. Entretanto é útil também visualizar quais os usuários podem acessar determinadas áreas, facilitando assim a organização por parte dos Gestor responsável.
- Para acessar a tela vá no menu superior Gestão/Permissões de Acesso à Trilha, Gestores podem escolher qualquer Órgão/Unidade, os demais ficam restritos ao Órgão/Unidade onde são lotados.
- Em seguida basta escolher a área de trilha desejada e o sistema irá separar os usuários do órgão selecionado em duas listas, à esquerda os que não possuem acesso e a direita os que possuem acesso.
- Para liberar ou revogar o acesso basta transferir o usuário de uma lista para a outra clicando e arrastando. O salvamento é automático.
- Para os usuários a ação terá efeito após um novo Login.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o Service Desk por meio do número (48) 3221-3818.