O Sistema de Gestão de Trilhas de Auditoria é a ferramenta que viabiliza que as inconsistências encontradas sejam levadas até o órgão ou unidades gestoras para que possam ser analisadas, justificadas e, se for o caso, corrigidas.
- É chamado de inconsistência cada registro gerado pela trilha de auditoria. Esse é um indício de irregularidade, mas não representa necessariamente um ato ilícito.
Suas características são:
- Aceita trilhas contendo qualquer tipo de informação.
- Realiza automaticamente agrupamento dos registros, bem como resumos, somatórios, médias etc., facilitando, assim, a análise.
- Concentra em um único local todas as trilhas de auditorias que antes eram armazenadas de forma difusa.
- Possibilita maior transparência, pois todas as análises, justificativas e pareceres. podem ser acompanhadas em tempo real e ficam armazenadas para consultas futuras.
- Proporciona mais agilidade e economia de mão de obra, pois possibilita aos órgãos e às unidades jurisdicionadas justificar e, se for o caso, corrigir a inconsistência antes de abertura de processo de auditoria.
- Acompanha os prazos e emite alertas até que a inconsistência seja justificada.
- Registra o histórico de todas as ações executadas no sistema.
- Possibilita a inclusão de documentos comprobatórios e os armazena de forma segura para consultas futuras.
- Emite relatórios detalhados e estatísticos em tempo real.
- Possibilita o cruzamento entre suas próprias trilhas, podendo gerar a partir daí novas trilhas ou estudos.
Exemplos de Trilhas de Auditoria:
- Fornecedores impedidos de contratar com o Governo.
- Fracionamento para não licitar.
- Acumulação ilegal de cargos.
- Servidores falecidos recebendo remuneração.
O processo de trilhas de auditoria se divide em seis etapas:
- Cruzamento das bases de dados para geração dos registros de inconsistências.
- Homologação do resultado do cruzamento.
- Distribuição do resultado entre órgãos/unidades jurisdicionadas.
- Justificativa das inconsistências pelos órgãos e pelas unidades jurisdicionadas.
- Análise das justificativas apresentadas pelos órgãos e pelas unidades jurisdicionadas.
- Emissão do parecer final.
A cada usuário cadastrado é atribuído um perfil, existem cinco perfis disponíveis no sistema cuja a principal atividade de cada um é:
- Administrador (TCE): responsável por mapear as trilhas, efetuar o cruzamento dos dados e dar a carga no sistema.
- Gestor (TCE): responsável por realizar a homologação do resultado da trilha e pela análise da justificativa apresentada pelo Supervisor e/ou Analista do órgão e/ou unidade gestora, concluindo ou devolvendo o registro para novas justificativas ou colocando em monitoramento.
- Supervisor (Órgão): responsável por supervisionar o trabalho dos Analistas de seu órgão/unidade, intervir, caso seja necessário, para garantir o cumprimento dos prazos definidos em norma para a análise das inconsistências. Bem como, pode justificar inconsistências e/ou analisar justificativas.
- Analista (Órgão): responsável por justificar a inconsistência apresentada na trilha, podendo concordar ou não com o apontamento. Também é o responsável, quando for o caso, por levantar o montante do prejuízo causado ao erário.
- Consulta TCE: perfil apenas para consulta. Pode acompanhar o resultado dos trabalhos e gerar relatórios em qualquer órgão/unidade.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o Service Desk por meio do número (48) 3221-3818 ou e-mail helpdesk@tce.sc.gov.br.