1 - FAQ - Perguntas Frequentes - Dúvidas e Aspectos Gerais SGTA

É um novo instrumento de inspeções e auditorias eletrônicas que trará maior celeridade na comunicação entre os jurisdicionados e o Tribunal de Contas de Santa Catarina, permitindo a resolução de inconsistências e de indícios de irregularidades sem a constituição de processos de controle. 
Pelo SGTA, as informações, as inconsistências e os indícios de irregularidades gerados a partir de Trilhas de Auditoria são encaminhados eletronicamente aos responsáveis pelo controle interno dos respectivos órgãos que deverão confirmar as ocorrências e elaborar suas respostas/justificativas e devolvê-los, também eletronicamente, ao Tribunal. 

São registros que provavelmente revelam problemas cadastrais e/ou outras situações incompatíveis com ordenamento legal. São obtidos por meio de cruzamento de diferentes bases de dados conforme critérios específicos para cada tipo de trilha.

São mecanismos que viabilizam a coleta de evidências a partir de cruzamentos de bases de dados e hipóteses predefinidas, demonstrando possíveis situações de inconsistências ou indícios que possam ensejar irregularidades.

Instrumento adotado pelo TCE/SC, visando subsidiar o planejamento de auditorias por meio da mensuração sistematizada do grau de risco dos órgãos e entidades jurisdicionados, contribuindo para escolha dos instrumentos e procedimentos de controle externo mais adequados e efetivos. 

A Instrução Normativa n.° 25/2019 adota e institui o SGTA como ferramenta de gerenciamento de informações, inconsistências e indícios de irregularidades que possam prejudicar a regular gestão governamental.

O SGTA é de utilização obrigatória no âmbito da administração direta e indireta dos poderes e órgãos estaduais e municipais sujeitos à fiscalização do Tribunal de Contas de Santa Catarina e pode ser aplicado a qualquer área da gestão governamental.

O processo de produção de Trilhas de Auditoria e de tratamento das situações identificadas, se dividem basicamente em seis etapas:

    1. cruzamento das bases de dados para geração dos registros de inconsistências;

    2. homologação do resultado do cruzamento;

    3. distribuição do resultado entre órgãos/unidades jurisdicionadas;

    4. justificativa das inconsistências pelos órgãos/unidades jurisdicionadas;

    5. análise, pelo Tribunal de Contas do Estado, das justificativas apresentadas;

    6. emissão do parecer final.

São usuários do SGTA os auditores do TCE, os controladores internos dos jurisdicionados e os servidores cadastrados para analisar e responder aos indícios. A cada usuário cadastrado é atribuído um perfil específico conforme as atividades que irá desempenhar. Existem cinco perfis disponíveis no sistema:

     1. Administrador (TCE): responsável por mapear as trilhas, efetuar o cruzamento dos dados e dar carga dos resultados no sistema.

     2. Gestor (TCE): responsável pela homologação do resultado da trilha, pela análise da justificativa apresentada pelo Supervisor e/ou  Analista do órgão e/ou unidade, e por concluir ou devolver o registro para novas justificativas. Também pode colocar o registro em monitoramento.

     3. Supervisor (Órgão): responsável por supervisionar o trabalho dos analistas de seu órgão/unidade, intervir caso seja necessário para garantir o cumprimento dos prazos definidos em norma para análise das inconsistências. Também pode justificar inconsistências e/ou analisar justificativas e propor medidas corretivas.

     4. Analista (Órgão): responsável por justificar os registros encaminhados por meio do sistema, podendo concordar ou não com o apontamento. Também é o responsável, quando for o caso, por levantar o montante do prejuízo causado ao erário e propor medidas corretivas.

     5. Consultor TCE: acompanha o resultado dos trabalhos e pode gerar relatórios em qualquer órgão/unidade.

As situações registradas podem ser analisadas e respondidas pelo Supervisor e pelo Analista cadastrados no SGTA.

Supervisor: é o controlador interno responsável por garantir o correto andamento das respostas aos registros de todas as Unidades Gestoras sob sua responsabilidade, garantindo o cumprimento dos prazos definidos para análise e apresentação de justificativas e/ou medidas corretivas.
O supervisor poderá justificar as inconsistências ou distribuir aos representantes das unidades (titular da Pasta ou aos servidores indicados) as ocorrências registradas do SGTA para a apresentação de justificativa. O supervisor também pode cadastrar o perfil de Analista no SGTA. 

Analista: é responsável por justificar os registros recebidos. As respostas encaminhadas contemplarão as recomendações referentes a cada ocorrência ou grupo de ocorrências com características idênticas e, se for o caso, informarão as providências necessárias para regularização da situação, inclusive a realização de auditorias e inspeções. Documentos comprobatórios devem ser anexados.

Primeiramente, o Controlador Interno deve acessar o ambiente do TCE Virtual (http://virtual.tce.sc.gov.br/web/#/home), acessar o Sistema de Gerenciamento de Identidade (SGI) e se cadastrar como usuário Supervisor em todas as áreas das trilhas.
O supervisor poderá cadastrar outros Supervisores e Analistas, que podem ser os representantes da unidade (titular da pasta) ou servidores indicados. Para maiores detalhes sobre o cadastramento consulte o link: Orientações para cadastramento de novos usuários.

Sim. Caso não seja realizada a distribuição das situações registradas no SGTA aos representantes das unidades (titular da pasta) ou servidores (Analistas), o responsável pelo controle interno (Supervisor) realizará a análise das ocorrências e registrará as conclusões no sistema.

De acordo com o art. 4º da Instrução Normativa n. 25/2019, o prazo para justificar os registros de inconsistências é de 10 (dez) dias.  

Sim. Os prazos estabelecidos poderão ser prorrogados mediante demonstração de inviabilidade de seu cumprimento pelo controle interno (Supervisor e/ou Analista). Conforme dispõe o art. 5º, § 3º, da IN n. 25/2019, a não apresentação das respostas por meio do SGTA sujeita o responsável pelo controle interno e o representante da unidade às sansões previstas na Lei Complementar Estadual n. 202, de 15 de dezembro de 2000.

A responsabilidade pelo conteúdo das informações e documentos inseridos na base de dados do SGTA será do responsável pelo controle interno, titular da pasta, de seus supervisores/analistas indicados para cada área (recursos humanos, compras, licitações, contratos, programas etc.).

Sim. Ainda que esse não seja o objetivo do TCE com a adoção do SGTA, as situações registradas no sistema poderão compor processos de fiscalização, nos termos do art. 8º da IN n. 25/2019 e das demais normas de regência do Tribunal. 

Caso as ocorrências registradas no SGTA possam caracterizar prejuízo ao erário, o responsável pelo controle interno dará ciência à autoridade administrativa competente que deverá imediatamente adotar providências com vistas à instauração de procedimento administrativo para apuração de fatos, identificação dos responsáveis e quantificação do dano, sob pena de responsabilidade solidária, nos termos do art. 10 da Lei Complementar n.º202/2000, observado o disposto na Instrução Normativa n.º TC-13/2012.  

As diretorias técnicas competentes do TCE farão a análise e o acompanhamento das respostas a cada um dos registros e poderão: 
    1. acolher as justificativas e proceder ao arquivamento da ocorrência registrada;
    2. sugerir correções; 
    3. solicitar informações complementares;
    4. colocar a ocorrência em monitoramento;
    5. propor outras ações de controle e fiscalização.

Orientações quanto à utilização do sistema são de responsabilidade do Service Desk da Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI, por meio do número (48) 3221-3818 ou e-mail helpdesk@tce.sc.gov.br.