Resumo
O Tribunal de Contas catarinense não possuía um sistema computacional para realizar o monitoramento de suas decisões, ficando tal tarefa sem destaque e amparada nas possibilidades de cada diretoria técnica.
Diante da necessidade imprescindível de monitorar as decisões do Tribunal de Contas foi concebido o projeto Monitoramento das Determinações.
Nesse projeto, todas as comunicações, a respeito do cumprimento das decisões definitivas com determinações, com o jurisdicionados serão realizadas via estrutura dos sistemas do TCE Virtual (e-Siproc e Sala Virtual).
Índice
Introdução (Vídeos tutoriais)
Notificar UG - Solicitação de Resposta
Responder Solicitação do TCE
Visualizar Resposta da UG
Analisar Monitoramento
Objetivo
No módulo do sistema e-Siproc, nem todos os processos com decisão definitiva estão arquivados, ou seja, existem processos com decisão definitiva com determinações ou recomendações (conteúdo vinculantes) a serem cumpridas pelos jurisdicionados, isto é, processos ativos.
Desta maneira, o objetivo é que, após o devido monitoramento e a comprovação do cumprimento da determinação, os processos com decisão definitiva sejam efetivamente arquivados, ou seja, só serão arquivados quando não mais restarem atividades no respectivo processo.
Aplicabilidade
Tipos de Decisões
O projeto se destina ao monitoramento dos processos eletrônicos em que foram proferidas decisões definitivas, com decurso de prazo, contendo determinações, não abrangendo, portanto, outros conteúdos vinculantes a deliberação do Tribunal Pleno, como:
a) Monitoramento em processo específico que requer plano de ação nos termos dos arts. 23 e 24 da Res. N. 122/2015, ou decisões definitivas que não tenham os prazos de respostas expirados;
b) Monitoramento em processos de auditoria operacional;
c) Monitoramento de plano de ação apresentado pela unidade fiscalizada;
d) Monitoramento das recomendações;
e) Monitoramento de tomadas ou prestações de contas, quando as informações e os documentos comprobatórios do cumprimento das deliberações houverem sido inseridos nesses processos;
f) Monitoramento de medidas cautelares;
g) Monitoramento das decisões que impliquem imputação de débito ou de multa;
h) Recomendações para adoção de providências (art. 7º, VIII, Res. N. TCE 110/2015 - os processos de monitoramento (sigla PMO) constituídos para acompanhamento de ressalvas e recomendações do parecer prévio sobre as Contas prestadas pelo Governador serão distribuídos ou redistribuídos ao Relator das contas subsequentes);
i) Compromissos assumidos nos Termos de Ajustamento de Gestão;
j) Deliberações que estabelecem prazo para adoção de medidas saneadoras de irregularidade, mesmo que não tenham sido explicitadas as providências a serem adotadas, mas que o teor do acórdão deixe claramente implícito o resultado que se pretende alcançar.
Tipos de Usuários (Atores)
Todos os usuários internos, que utilizam o sistema e-Siproc, podem acessar o Painel de Monitoramento das Determinações, visualizando como estão as situações das decisões definitivas monitoradas pelo TCE/SC.
Contudo, os principais atores (usuários) no fluxo de monitoramento são:
a) Técnicos
- Avaliam, preliminarmente, a decisão definitiva, bem como seus itens de monitoramento. Caso entendam como necessário, iniciam o monitoramento, solicitando informações às Unidades Gestoras (UG). Podem também desconsiderar os itens de monitoramento, se entenderem que não há o que solicitar para as UGs;
- Avaliam a resposta das UGs e definem se mais informações são necessárias, o monitoramento pode ser arquivado ou se é recomendada a autuação de um Processo de Monitoramento (PMO). Nesses últimos dois casos, o técnico solicita aprovação do Diretor da sua lotação.
b) Diretores
- Podem executar as mesmas ações dos técnicos, porém, ao invés de solicitarem aprovação, podem aceitar as recomendações feitas pelos técnicos;
- Uma vez aceitas, sugerem que o relator arquive o monitoramento ou autue um PMO.
c) Relatores
- Avaliam os trâmites, entre TCE/SC e UGs, que ocorreram no monitoramento das determinações;
- Arquivam o monitoramento, autuam um PMO, ou solicitam que a diretoria técnica esclareça, junto às UGs, informações pendentes.
Fluxo Processual Secundário
A partir dos processos com decisão definitiva, com determinações ou recomendações (conteúdo vinculantes) a serem cumpridas pelos jurisdicionados, será possível executar o fluxo secundário, conforme os passos a seguir. As etapas e maiores detalhes estão descritos nas próximas seções.
Acesso ao fluxo secundário - Clicar no triângulo circunscrito
Para acessar o fluxo secundário, ou seja, o fluxo de monitoramento das determinações, o usuário deverá clicar na opção correspondente, disponível no fluxo processual. Nesse caso, clicando no triângulo circunscrito, apresentado no canto superior esquerdo da tela, conforme indica a imagem abaixo.
Fluxo Secundário Resumido - Principais Etapas
O fluxo de monitoramento das determinações, idealmente, deve seguir as etapas da imagem abaixo, até que a decisão com determinações seja cumprida e, consequentemente, o processo seja arquivado. Isso fará com o que o mesmo não seja mais considerado como ativo.
Na imagem, apresenta-se um fluxo resumido, que vai desde o inicio de monitoramento pelo técnico ou diretor, até o arquivamento (realizado por um relator), passando por comunicações com a Unidade Gestora e uma sequência de aprovações. Essa sequência é baseada em hierarquia, técnico solicita aprovação do diretor, que solicita aprovação do relator.
Fluxo Secundário Detalhado - Todas as etapas possíveis
O fluxo apresentado acima possui alternativas que, necessariamente não resultam no arquivamento, e sim na necessidade de autuação de um novo processo específico, do tipo "Processo de Monitoramento" (PMO), entre outras.
Todas as etapas possíveis são demonstradas na imagem a seguir, e seus detalhes no decorrer deste manual.
Etapas
Acesso ao Painel de Monitoramento
O Painel de Monitoramento das Determinações está disponível para todos os usuários do sistema e-Siproc. O que difere é o tipo de visão, e respectivas permissões, que cada usuário possui.
Os tipos de visão são: "Diretor e Técnicos da Diretoria" e "Geral (demais usuários)"
Visão do Diretor e Técnicos da Diretoria
Na visão "Diretor e Técnicos da Diretoria", ao acessar o sistema e-Siproc, apresenta-se (conforme imagem) um gráfico indicando a quantidade de decisões definitivas com determinações a serem cumpridas, e por consequência, monitoradas pela diretoria do usuário.
Cabe ressaltar que a diretoria pode ter um número maior de decisões a serem monitoradas do que o apresentado no gráfico. Isso ocorre porque o gráfico apresenta somente o que está ou é passível de monitoramento.
Por exemplo, uma diretoria pode estar associada à 300 decisões, das quais 50 foram atendidas (cumpridas), 50 não atendidas e 20 desconsideradas (não necessitam de monitoramento). Como resultado, serão apresentadas 180 decisões a serem monitoradas/em monitoramento.
Visão Geral (demais usuários)
Na visão "Geral (demais usuários)", ao acessar o sistema e-Siproc, apresenta-se a quantidade total de decisões, em monitoramento ou passíveis disso, no Tribunal de Contas catarinense. O gráfico não é apresentado de imediato, como na outra visão, porque o foco de todos os usuários pode não ser o mesmo. Então, é necessário clicar sobre a quantidade de decisões para que o sistema mostre o gráfico (segunda imagem da sequência).
Nessa visão, o gráfico será estratificado por diretorias, possibilitando identificar a quantidade associada à cada uma.
Detalhes do Painel de Monitoramento
Independente do tipo de visão, para acessar o painel de monitoramento, basta clicar sobre a área do gráfico.
Se um usuário com visão diretoria clicar, o painel de monitoramento da sua diretoria será apresentado.
Se um usuário com a visão geral clicar sobre a quantidade de decisões de uma diretoria, o painel de monitoramento dessa diretoria será apresentado.
A seguir, apresenta-se o Painel de monitoramento e seus detalhes, separados entre: filtros, relação de processos/decisões e relatórios.
Filtros
O painel de monitoramento será exibido, com algumas informações previamente filtradas:
- A diretoria que o usuário selecionou (ao clicar no gráfico;
- A situação "Todas as situações ativas", correspondente a todas as situações que exigem monitoramento.
A descrição de cada filtro é:
Decisão - Número da última Decisão Definitiva, onde foram realizadas as determinações.
Data da Decisão - Possibilita pesquisar o período em que a Decisão foi realizada.
Ao preencher somente a data de início, o sistema filtrará todas as decisões realizadas, a partir daquela data, até o dia atual.
Ao preencher somente a data de fim, o sistema filtrará todas as decisões realizadas até a data atual.
Relator e Procurador MPTC - Possibilita filtrar os processos, consequentemente decisões definitivas, associadas ao Relator/Procurador MPTC.
Processo - Número do Processo, onde foi realizada a Decisão Definitiva com Determinações.
Diretoria - Diretoria onde, de acordo com o fluxo processual, o processo está lotado. Logo, o monitoramento das determinações deverá ser realizado por essa diretoria, com envolvimento do Diretor e demais técnicos da mesma.
Unidade Gestora - Unidade Gestora (UG) que deverá cumprir as determinações. O sistema permite filtrar o resultado por mais de uma UG.
Classificação - São as classificações, dadas pela SEG, que representam as determinações realizadas na Decisão. O sistema permite filtrar o resultado por mais de um tipo de classificação.
Situação - São as situações das Decisões, definidas a partir do monitoramento das determinações.
Uma decisão pode conter uma ou mais determinações a serem cumpridas. Cada determinação, de acordo com a análise técnica e resposta da Unidade Gestora, recebe uma situação, as quais são:
- Atendida - Indica que as determinações foram cumpridas, após o monitoramento das mesmas.
- Parcialmente Atendida - Indicar que somente parte das determinações foi cumprida.
- Não Atendida - Indicar que as determinações não foram cumpridas.
- Pendente de Análise - Indica que as determinações devem ser analisadas pela Unidade Técnica (Diretoria), a fim de avaliarem quais das determinações dependem de resposta da UG.
- A monitorar - Indica que, após avaliação da Unidade Técnica, é necessário iniciar o monitoramento das determinações, enviando uma solicitação de resposta à UG.
- Iniciou Monitoramento - Indica que a Unidade Técnica solicitou informações à UG e, até o momento, a UG não protocolou uma resposta.
- Em Monitoramento - Indica que a Unidade Técnica solicitou informações à UG e essa respondeu à solicitação. Além disso, que a Decisão está em monitoramento e permanecerá nessa situação, até que seja definida como "Atendida" ou "Não Atendida".
- Desconsiderar - Indica que a classificação das determinações, realizada pela SEG, não requerem que as mesmas sejam monitoradas, ou seja, que a UG responda sobre o cumprimento da decisão.
Prazo - O sistema permite filtrar as decisões cujas determinações possuem prazo para serem cumpridas. As opções disponíveis para o filtro são Sim e Não.
Destaque - O sistema permite filtrar as decisões que foram destacadas pela Unidade Técnica, quando fizeram uma análise preliminar das determinações, objetivando trabalhar/agrupar uma determinada quantidade de decisões. As opções disponíveis para o filtro são Sim e Não.
Relação de Decisões/Processos
A relação de decisões a serem monitoradas, por padrão, é apresentada dividida entre as colunas e respectivas características:
Decisão - Ao clicar sobre o número da decisão, o sistema abrirá o visualizador de processos, na peça da decisão definitiva a ser monitorada.
Número do processo
Unidade Gestora
Diretoria
Situação
Destaque
Ação - Dependendo da situação da decisão, da visão e perfil do usuário, permite editar/visualizar as situações das determinações, iniciar o monitoramento ou até transferir a decisão para outra diretoria monitorar.
- Quem pode visualizar as determinações? Todos os usuários;
- Quem pode editar a situação? Usuários com visão "Diretor e Técnicos da Diretoria" e que pertencem a mesma diretoria que a decisão/processo está lotada. Por exemplo, técnico da DGO não pode editar a situação de uma decisão da DLC.
- Quem pode transferir a decisão para outra diretoria? Os mesmos usuários que podem editar a situação.
- Quem pode iniciar o monitoramento da determinação e o que é preciso para isso? Usuários com visão "Diretor e Técnicos da Diretoria", que possuem perfil para iniciar o monitoramento, desde que a situação da decisão seja "A monitorar".
Informações - As informações padronizadas do processos podem ser acessadas, por exemplo, fluxo processual, detalhes, entre outras.
Além do padrão de apresentação das decisões é possível:
- Ordenar os registros nas colunas, clicando sobre o nome da mesma;
- Alterar a ordem das colunas, arrastando para antes ou depois de outra coluna;
- Adicionar e/ou Remover colunas - As opções de colunas são as mesmas que as dos filtros. Por exemplo, pode-se adicionar a coluna Prazo.
Relatórios
É possível exportar relatórios, a partir da aplicação dos filtros na exibição da relação de decisões/processos. O sistema irá exportar o resultado filtrado, no formato .pdf ou .xls (planilha de excel), dependendo da escolha do usuário.
Os relatórios podem conter informações, a mais ou a menos, do que as exibidas na relação de decisões. Um exemplo disso é que, no relatório .xls, pode-se verificar a última justificativa que o usuário informou, ao alterar a situação da determinação, assim como quem foi o responsável por essa alteração.
Iniciar Monitoramento
Regras para Iniciar o Monitoramento
Iniciar o Monitoramento das Determinações significa solicitar aos jurisdicionados se as determinações de uma decisão definitiva foram cumpridas.
É possível solicitar essas informações a partir da relação de decisões/processos, do painel de Monitoramento de Determinações.
As regras para Iniciar o Monitoramento são:
- O usuário pertence a visão "Diretor e Técnicos da Diretoria";
- A situação da decisão é A monitorar";
- O usuário tem perfil para iniciar monitoramento.
Fluxo de Iniciar o Monitoramento
Quando as regras para iniciar o monitoramento são satisfeitas, o sistema apresentará um botão de execução (play), na coluna Ações.
Ao executar a ação (clicar no botão de play), o sistema abrirá uma janela contendo três abas, as quais são: Definir Prazo, Peça de Monitoramento e Assinar.
As possibilidades são apresentadas a seguir
Definir Prazo
Nessa aba, o usuário definirá o prazo para que a UG responda à solicitação. As opções de prazo são 30 dias, 15 dias, 10 dias, 5 dias.
Por padrão, o sistema apresentará a opção de 30 dias.
Visualizar Peça de Monitoramento e Adicionar Arquivos
Após definir o prazo, o sistema irá gerar uma peça de "Acompanhamento da Determinação", contendo um texto básico, onde são apresentadas as determinações que devem ser cumpridas pela UG, o prazo para resposta (escolhido na aba anterior), e informações sobre o processo/decisão.
Além da peça de acompanhamento da determinação, se desejar, o usuário poderá anexar mais arquivos (no formato .pdf) para fundamentar melhor o que a UG deve responder.
Assinar e Enviar Solicitação para UG
Para que o monitoramento se inicie, a peça Acompanhamento da Determinação e eventuais arquivos anexados deverão ser assinados.
Após assinar, o sistema apresentará mensagem informando que o monitoramento foi iniciado. Nesse momento, usuários, com perfis Controle Interno e Gestor Atual, da UG associada à decisão, receberão uma notificação de solicitação de resposta, no sistema Sala Virtual.
Responder Solicitação
A resposta à solicitação do TCE/SC será realizada no ambiente da Sala Virtual, inicialmente, pelo Controle Interno e/ou Gestores Atuais da Unidade Gestora.
Para verificar os detalhes dessa etapa, acessar a documentação Responder Monitoramento
Analisar Resposta da Unidade Gestora
A partir das respostas ao monitoramento, encaminhadas pelas Unidades Gestoras, será disponibilizada uma nova atividade, no quadro dos Técnicos do Painel de Controle do sistema e-Siproc.
Ao clicar nessa nova atividade, denominada "Analisar Resposta da UG", o sistema apresentará a listagem de todos os processos/decisões que o referido técnico iniciou o monitoramento, e que foram respondidas pela UG.
Ao executar o fluxo, o técnico acessará a tela de Monitoramento de Determinações.
Os passos até acessar a tela supracitada e as funcionalidades que essa apresentada são detalhados a seguir.
Acessar "Analisar Resposta da UG"
Tela de Monitoramento de Determinações
Histórico de Comunicações com a UG
Situação das Determinações
Ações possíveis e Regras para executá-las
Recomendar arquivamento
Recomendar autuação de Processo de Monitoramento (PMO)
Verificar Análise da Unidade Técnica
Aceitar recomendação de arquivamento
Aceitar recomendação de autuação de PMO
Arquivar monitoramento (Decisão)
Reprovar arquivamento
Solicitar autuação de PMO
Simular Monitoramento, via Sistema
Monitoramento das Determinações